4. Cost Management hay quản lý chi phí.
Cost management (quản lý chi phí) là điều cần thiết để giữ cho dự án của chúng ta nằm trong phạm vi ngân sách. Vì ngân sách của dự án thì luôn có hạn. Do đó, chúng ta cần cải thiện độ chính xác của việc ước tính và kiểm soát chi phí trong suốt dự án của mình.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ được giải thích các kiến thức cơ bản và các công việc cần thực hiện của việc quản lý chi phí trong PMBOK.
4.1. Kiến thức cơ bản về Quản lý chi phí trong PMBOK
Quản lý thời gian cũng là một lĩnh vực của PMBOK. Do đó, trước tiên chúng ta cùng xem lại nội dung của PMBOK.
PMBOK là từ viết tắt của Project Management Body Of Knowledge. Đây là tài liệu tóm tắt các bí quyết và kiến thức về quản lý dự án. PMBOK được chia thành 10 lĩnh vực kiến thức (Knowledge Area), 5 quy trình (Process) và 3 phần (Input, Tools và Technical, Ouput), như trong bảng dưới đây.
Kiến thức cần thiết cho việc quản lý dự án được chia thành các Knowledge Area và công việc cần thực hiện được phân công cho từng Process. Bài viết này sẽ tập trung vào quản lý chi phí và giải thích nội dung của nó.
4-1-1. Quản lý chi phí là gì
Quản lý chi phí trong PMBOK đề cập đến các hoạt động ước tính chi phí, lập ngân sách và kiểm soát cần thiết để hoàn thành một dự án trong phạm vi ngân sách.
Nhìn từ góc độ quá trình, quản lý chi phí được nằm trong nhóm quá trình lập kế hoạch và nhóm quá trình giám sát / kiểm soát.
Nhóm quá trình lập kế hoạch được thực hiện tại thời điểm lập kế hoạch dự án, và nhóm quá trình giám sát / kiểm soát được thực hiện thông qua việc thực hiện dự án.
4-1-2. Mục đích của quản lý chi phí
Mục đích của quản lý chi phí là hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách được duyệt. Ngân sách không phải là vô hạn và chúng ta cần đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình với ngân sách hạn chế.
Cho dù chúng ta có một giải pháp tốt như thế nào cho nhu cầu kinh doanh của mình, thì cũng sẽ không có ý nghĩa gì nếu nó không xứng đáng với chi phí bỏ ra.
Quản lý chi phí là điều cần thiết để thiết lập một ngân sách thực tế cho dự án và quản lý để làm sao cho chi phí vượt quá ngân sách này.
4-1-3. Các điểm chú ý về quản lý chi phí
Chi phí của một dự án được ước tính bằng cách xác định số tiền tương ứng dành cho các nguồn lực như nhân sự và thiết bị cần thiết để thực hiện các công việc, nhằm tạo ra các sản phẩm cuối cùng.
Tuy nhiên, ngay cả khi chúng ta ước tính được chi phí thì dự án cũng khó có thể tiến hành đúng như kế hoạch. Điều này đặc biệt đúng đối với các dự án lớn.
Nguyên nhân là do chúng ta không thể nhìn thấy bức tranh tổng thể của dự án ở giai đoạn lập kế hoạch, và do việc thiếu thông tin cần thiết khi thực hiện ước tính chi phí.
Tuy nhiên, nếu như cứ ước tính chi phí một cách thiếu độ chính xác do thiếu thông tin thì sẽ có thể dẫn tới việc chúng ta bị rơi vào tình trạng vượt quá chi phí.
Vì vậy, chúng ta cần tích cực sử dụng kiến thức để nâng cao độ chính xác của việc ước tính ở giai đoạn lập kế hoạch. Chúng ta có thể dựa vào kiến thức của những người đã trải qua các dự án tương tự trong tổ chức của mình để có thể dự đoán những công việc cần thiết và những vấn đề có thể xảy ra, từ đó cải thiện độ chính xác của các ước tính của mình.
Ngoài ra việc tìm kiếm kiến thức không chỉ từ trong nội bộ tổ chức mà từ bên ngoài cũng rất hiệu quả. Chúng ta nên tránh thực hiện ước tính mà không có thông tin căn cứ. Điều quan trọng là sử dụng kiến thức để loại bỏ những gì chúng ta không hiểu.
4.2. Thực hiện việc quản lý chi phí
Quản lý chi phí là tập hợp các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án trong phạm vi ngân sách. Bây giờ, chúng ta sẽ giải thích công việc thực sự được thực hiện trong việc quản lý chi phí.
4-2-1. Lên kế hoạch quản lý chi phí
Để thực hiện quản lý chi phí, trước tiên chúng ta phải quyết định các chính sách và thủ tục.
Do đó, quá trình lập kế hoạch quản lý chi phí là thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu để lập kế hoạch, quản lý, chi tiêu và kiểm soát chi phí trong toàn bộ dự án.
Kiểm tra thông tin ngân sách và chi phí từ điều lệ dự án và kế hoạch quản lý dự án, đồng thời biên soạn thành kế hoạch quản lý chi phí sau cuộc họp của các chuyên gia và các bên liên quan.
<Kế hoạch quản lý chi phí>
Kế hoạch quản lý chi phí được tạo như một trong những kế hoạch phụ của kế hoạch quản lý dự án và mô tả các mục sau đây.
4-2-2. Ước tính chi phí
Khi các chính sách và thủ tục quản lý chi phí được quyết định, chúng ta sẽ tiến hành ước tính chí phí thực tế. Ước tính chi phí đòi hỏi một ước tính định lượng về chi phí hợp lý cho các nguồn lực cần thiết cho các hoạt động. Chúng ta cũng sẽ xem xét các phương án thay thế như oursource để tiết kiệm tối đa chi phí cho dự án. Độ chính xác của chi phí tăng lên khi thông tin thu thập được trong suốt vòng đời của dự án tăng lên. Hãy cũng kiểm tra các tài liệu sau đây như là đầu vào cho việc ước tính chi phí.
<Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực>
Kiểm tra đơn giá, các giải thưởng, phần thưởng dành cho nhân sự của dự án.
<Đường cơ sở phạm vi (Scope baseline)>
Kiểm tra hợp đồng và các yêu cầu pháp lý như bảo mật, giấy phép (licenses) cũng như thông tin về các sản phẩm sẽ được giao hàng
<Lịch trình dự án (project schedule)>
Kiểm tra tài nguyên, số lượng và thời lượng được chỉ định cho các hoạt động của dự án.
<Đăng ký rủi ro (risk register)>
Xác nhận yêu cầu chi phí đối phó rủi ro.
Dựa trên đầu vào, phương pháp ước tính được sử dụng để tạo ước tính chi phí hoạt động đánh giá định lượng chi phí cuối cùng được coi là hợp lý cho việc hoàn thành dự án.
<Phương pháp ước tính>
Có các phương pháp ước tính chi phí chính như sau. Tuỳ vào tình huống để lựa chọn đúng cách ước tính phù hợp
4-2-3. Thiết lập ngân sách
Khi chúng ta đã ước tính xong chi phí của gói công việc (work package) hoặc hoạt động của dự án, hãy cộng chúng lại để tính ngân sách tổng thể của dự án.
Tạo đường chi phí cơ sở (cost baseline) bằng cách phân bổ ngân sách theo thứ tự thời gian trong khi nắm được tiến độ dự án dựa trên ước tính chi phí hoạt động.
Ngoài ra, ngân sách sẽ không được cung cấp ngay trong một lần, mà sẽ được chia số lượng cần thiết cho từng thời kỳ. Ngoài ra thì cần phải request khoản ngân sách bao gồm cả khoản dư dự phòng cho việc dự phòng các rủi ro xảy ra ngoài mong đợi.
4-2-4. Kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí là việc giám sát dự án và quản lý các thay đổi đối với đường chi phí cơ sở (cost baseline).
Xem xét đường chi phí cơ sở của kế hoạch quản lý dự án và kinh phí được yêu cầu trong yêu cầu tài trợ của dự án và so sánh với dữ liệu thực hiện công việc thực tế.
"Quản lý giá trị kiếm được" (EVM) được sử dụng để phân tích nhằm đo lường chi phí, lịch trình và phạm vi theo một cách tổng hợp.
Thông tin hiệu suất công việc tại kết quả phân tích cũng như thông tin tổng ước tính chi phí vào thời điểm hoản thành mà EVM thu được sẽ được văn bản hoá. Nếu từ kết quả cho thấy cần phải thay đổi đường chi phí cơ sở thì tiến hành thay đổi.
<Quản lý giá trị kiếm được (EVM)>
Là một phương pháp để đánh giá việc lập kế hoạch và thực hiện dự án. Đo lường hiệu suất bằng cách so sánh khối lượng, chi phí thực tế và kế hoạch.
4.3. Tổng kết
Quản lý chi phí là một cách cần thiết để hoàn thành dự án với ngân sách nằm trong phạm vi cho phép. Khách hàng có ngân sách hạn chế và phải cung cấp các giải pháp xứng đáng với chi phí bỏ ra. Việc bi vượt quá chi phí không chỉ làm mất lòng tin của khách hàng mà còn khiến dự án không thể được tiến hành.
Chúng ta đã được giải thích từ những kiến thức cơ bản như mục đích và các biện pháp phòng ngừa của quản lý chi phí đến các công việc cần thực hiện và các output tương ứng. Việc hiểu được sơ lược về quản lý chi phí tuy quan trọng, nhưng để có được khả năng sử dụng nó trong lĩnh vực này thì cần phải có thêm kinh nghiệm trong việc tạo ra các output thông qua việc thực hiện các công việc thực tế. Quản lý chi phí luôn phải có mặt trong các dự án, do đó chúng ta hãy thực sự đưa việc quản lý chi phí này vào thực tế các dự án do chúng ta đảm nhận.
